Adjoint juridique

Qu’il s’agisse d’échanges avec des clients se présentant à l’improviste, de l’envoi de documents à teneur juridique à des collègues d’autres bureaux ou de la gestion des courriels avec les fournisseurs, la plupart des communications passent par l’adjoint juridique.

Le rôle de cet adjoint est crucial pour la coordination des communications internes et externes. C’est lui qui établit le premier contact avec les clients et collaborateurs du bureau ou de l’organisme qui l’emploie.

À cet égard, les adjoints juridiques :

• Accueillent les visiteurs.
• Répondent aux appels téléphoniques.
• Transmettent les messages.
• Reçoivent et distribuent le courrier.
• Fixent les rendez-vous.
• Produisent des rapports ou conçoivent des documents de présentation.

Sans le concours des adjoints juridiques, beaucoup de cabinets juridiques deviendraient vite des fourmilières aux corridors bloqués, où la reine finirait par mourir de faim. Les adjoints ont en effet un grand rôle à jouer dans l’organisation du bureau pour lequel ils travaillent et dans la coordination de ses différentes activités.

Ils peuvent avoir à :

• Établir un mode de gestion de l’information pour rendre celle-ci facile à retrouver.
• Constituer et gérer des systèmes de classement.
• Créer des bases de données, par exemple, des listes d’expédition, qui favoriseront le bon fonctionnement du bureau.
• Assurer la mise à jour de plusieurs documents, tels que les dossiers des clients ou le relevé des dépenses courantes du bureau.
  

Par ailleurs, plusieurs avocats ou notaires ne pourraient pas remplir leurs fonctions sans leur adjoint, puisque c’est lui qui gère l’agenda de son employeur et qui assure la bonne organisation du bureau. C’est également lui qui organise les réunions et les conférences et qui confirme les présences.

Le travail des adjoints juridiques se distingue de celui des autres secrétaires du fait qu’il comporte des tâches spécialisées qui exigent une connaissance de la terminologie et des procédures juridiques.

On disait anciennement :« Qui prend mari prend pays. » Pour les adjoints juridiques, on pourrait dire :« Qui prend avocat prend domaine de droit! » La nature du travail juridique de l’adjoint dépend en effet de la spécialisation de l’avocat ou du notaire qui l’emploie.

Les adjoints juridiques peuvent ainsi avoir à :

• Mettre en forme des documents juridiques relatifs au droit civil, criminel, corporatif, familial ou autre.
• S’assurer que la mise en page des documents respecte les normes liées à la pratique du droit. 
• Effectuer certaines recherches juridiques.
• Réviser des documents juridiques.
• S’assurer que les délais dans lesquels certains documents juridiques doivent être envoyés sont respectés.
• Maintenir à jour les documents juridiques des entreprises, comme le livre des procès-verbaux.
  

Par ailleurs, les adjoints juridiques sont souvent sollicités pour faire prêter serment aux témoins de l’avocat pour qui ils travaillent. Pour ce faire, les adjoints juridiques doivent obtenir le titre de« commissaire à l’assermentation » de la part du ministère de la Justice. C’est une tâche importante, car le fait de donner de fausses informations sous serment est une infraction criminelle!

Les adjoints juridiques doivent également remplir des tâches administratives, comme :

• Faire des photocopies.
• Assembler des documents.
• Rédiger des lettres, des procédures et des notes de service à partir d’enregistrements dictés par l’avocat ou le notaire.
• Effectuer du classement.
• S’occuper de commander des fournitures de bureau et de demander des services.
• Assister à une conférence, un procès ou une audience afin de prendre des notes.
• Transcrire les enregistrements audio de certaines réunions.